Ваша компанія вимушена перейти на цифровий режим роботи? Якщо ви директор, обдумайте ці 10 речей!

Працівники компаній масово «переїжджають» до домашнього офісу, що ставить безліч викликів не тільки перед працівниками, але й перед клієнтами та покупцями. Однак директори та лідери компаній можуть розглянути цю ситуацію як можливість.

Але на що слід звернути увагу, якщо вирішимо, що наша компанія хоче максимально ефективно впровадити та розвинути свою систему домашнього офісу з найменшим фактором помилок? Усі відповіді ми об’єднали в десять пунктів!

1. Проаналізуймо, як ми спілкуємося!

Оцініть, як ваші співробітники зараз спілкуються на роботі та яким чином усе це можна було б вбудувати в більшу за обсягом систему і які додаткові платформи можна використовувати для спілкування. Як і де ми переписуємось? Якою чатпрограмою ми користуємось? Яке програмне забезпечення найкраще підійде для онлайнобговорень?

2. Прислухайтеся до думки працівників!

Головними героями системи домашнього офісу є працівники. Будьте відкритими щодо телекомунікацій та заохочуйте всіх чесно ділитися своїми коментарями та проблемами, намагаючись обробити їх та вдосконалюючи систему.

3. Не існуйте на одній лише платформі – думайте і про своїх клієнтів!

Під час налаштування системи телекомунікацій важливо пам’ятати, що іноді нам потрібно провести онлайнзустрічі не тільки з нашими працівниками, але і з нашими замовниками.

4. Не забувайте про безпеку!

Робота з дому неминуче передбачає посилене використання електронних листів, надсилання файлів, зберігання даних у хмарах або працю онлайн на сервері. Це може викликати занепокоєння не тільки з технологічної точки зору, але і з точки зору захисту даних. Особливо, коли ми думаємо лише про чарівний термін із чотирьох літер: GDPR (англ. General Data Protection Regulation – Загальний регламент про захист даних).

5. Створіть та розширюйте свою ІТ-команду!

Якщо багато людей працюють із дому, це може призвести до багатьох новинок та технологічних збоїв. У цьому випадку ІТ-фахівцям доводиться не тільки створювати нові системи, освоювати нове програмне забезпечення та масово його встановлювати, але вони також повинні постійно стежити за тим, щоб кожен міг віддалено виправляти помилки на своїх комп’ютерах.

6. Забезпечте потужний парк комп’ютерів!

Огляд програмного забезпечення повинен супроводжуватися відповідним обладнанням. Хоча це може бути великою інвестицією, за умови правильного обладнання, вся компанія може виконувати свою роботу безпечно та ефективно.

7. Проводьте тренінги!

Не шкодуйте витрачений час на те, щоб усі ваші працівники здобули належну освіту. Усі працівники повинні бути обізнаними щодо можливостей, пропонованих програмним забезпеченням, знати про те, як довго ним можна користуватися, а також пароль та ім’я користувача, за допомогою якого вони можуть увійти до системи.

8. Введіть суворі правила!

І хоча перевагою домашнього офісу є те, що між надсиланням двох електронних листів можна поставити нове прання, це не означає, що робота з дому – це повна свобода та незалежність. Вигадайте для себе суворі правила щодо розподілу робочого часу, обідньої перерви та навіть ліміт часу, щоб відповісти на електронний лист чи скільки допускається пропущених дзвінків.

9. Створіть для себе нові системи!

Якщо всі працюють із дому, то швидко може стати очевидним відсутність невеличких консультацій і те, що без них ми можемо легко втратити нитку між такою кількістю проєктів. Доцільно встановити певний час, коли команда чи працівник обов’язково сідає з керівником – звичайно, в онлайнрежимі – і обговорюють щоденні чи щотижневі завдання, а потім разом планують наступні кроки.

10. Інколи можна і зустрітись!

Якщо багато людей працюють вдома протягом тривалого періоду часу, постарайтесь дозволити працівникам зустрітися один з одним і часом відчути себе частиною команди – чи то під час звичайної зустрічі, чи з нагоди тимбілдингу.

Джерело: hvg