Digitális átállásra kényszerül cége? Ezt a 10 dolgot fontolja meg vezetőként!

Tömegével vonulnak a cégek dolgozói home office-ba, ami megannyi kihívás elé állítja nemcsak a dolgozókat, de a vásárlókat és ügyfeleket is. A vezetők azonban tekinthetnek erre a helyzetre lehetőségként is.

De mire is figyeljünk oda, ha úgy döntünk, hogy cégünk a lehető leghatékonyabban és a legkisebb hibafaktorral szeretné bevezetni és fejleszteni home office rendszerét? Összeszedtük tíz pontban!

1. Vizsgáljuk meg, hogyan kommunikálunk!

Mérjük fel, hogy munkatársaink jelenleg hogyan kommunikálnak munka közben, mindez hogyan építhető be egy nagyobb volumenű rendszerbe, illetve milyen további platformokat lehet használni a kommunikációhoz. Hogyan és hol levelezünk? Milyen chat-programot használunk? Milyen szoftver a legmegfelelőbb számunkra egy online értekezlethez?

2. Hallgassuk meg a munkatársak véleményét!

A home office-rendszer főszereplői a dolgozók.Legyünk nyíltak a távmunkával kapcsolatban, és bíztassunk arra mindenkit, hogy őszintén mondja el az észrevételeit és problémáit, azokat pedig próbáljuk meg úgy feldolgozni, hogy javítunk velük a rendszeren.

3. Ne csak egy platformmal éljünk – gondoljunk az ügyfelekre is!

A távmunka rendszerének felállítása során fontos, hogy eszünkbe jusson, hogy esetenként nemcsak a munkatársainkkal, de az ügyfelekkel is online kell meetinget tartanunk.

4. Figyeljünk a biztonságra!

A távmunka során elkerülhetetlen az e-mailek fokozott használata, a fájlküldés, a felhőkön való adattárolás vagy a távmunka a szerveren. Ez nem csak technológiailag vethet fel aggályokat, hanem adatvédelmi szempontból is. Főleg, ha csak a bűvös négybetűs kifejezésre gondolunk: a GDPR-ra. 

5. Állítsunk fel és bővítsük az IT-csapatot!

Ha sokan dolgoznak otthonról, az megannyi újdonsággal és technológiai fennakadással járhat. Az IT-szakembereknek ilyenkor nemcsak új rendszereket kell felállítaniuk, új szoftvereket megismerniük és tömegesen telepíteniük, de folytonos ügyeletben is kell lenniük, hogy mindenki gépén azonnal javíthassák a távolból is a hibákat. 

6. Gondoskodjunk egy erős gépparkról!

A szoftverek felmérésével együtt kell, hogy járjon a megfelelő géppark is. Bár ez nagy beruházás lehet, de megfelelő hardverekkel az egész cég biztonságosan és hatékonyan tudja végezni a munkáját.

7. Tartsunk tréningeket!

Ne sajnáljuk az időt arra, hogy minden munkatársunk megfelelő oktatásban részesüljön. Mindenki ismerje a szoftverek nyújtott lehetőségeket, legyen tisztában azzal, hogy mit mennyi ideig használhat, és milyen jelszóval és felhasználónévvel léphet be.

8. Hozzunk szigorú szabályokat!

Bár a home office-nak megvan a szépsége, hogy az ember két e-mail között berakhat egy újabb adag mosást, ez nem azt jelenti, hogy a távmunka a szabadságról szól. Hozzunk szigorú szabályokat a munkavégzés idejéről, az ebédidőről, és akár arról is, hogy mennyi idő alatt kell válaszolni egy e-mailre vagy hány nem fogadott hívás elfogadott.

9. Állítsunk fel új rendszereket!

Amint otthonról dolgozik mindenki, hamar feltűnhet a rövid egyeztetések hiánya, és az, hogy ezek nélkül könnyen veszíthetjük el a fonalat a megannyi projekt között. Ezért törekedjünk a beszélgetésekre! Érdemes kijelölni biztos időpontokat, mikor egy-egy csapat vagy egy alkalmazott a vezetőjével biztosan leül – persze online – és átbeszéli akár a napi, akár a heti teendőket, majd megtervezi a következő lépéseket.

10. Néha azért találkozzunk!

Ha sokan dolgoznak otthonról hosszabb ideig, törekedjünk arra, hogy időnként akár egy nagy meeting, akár egy csapatépítő során a munkatársak találkozhassanak egymással és közösségben érezzék magukat.

Forrás: hvg